Uzyskanie zezwoleń na transport ciężki w Polsce to jeden z najważniejszych elementów całego procesu przewozu ładunków ponadnormatywnych. Przepisy są dość rygorystyczne, ponieważ taki transport wpływa bezpośrednio na bezpieczeństwo ruchu drogowego oraz stan infrastruktury. Dlatego każdy przejazd musi być wcześniej zaplanowany i zatwierdzony przez odpowiednie instytucje.

Proces zawsze rozpoczyna się od dokładnej analizy ładunku. Trzeba określić jego wagę, długość, szerokość i wysokość. To na tej podstawie przewoźnik ustala, czy dany transport mieści się w granicach dopuszczalnych norm, czy wymaga specjalnego zezwolenia. W przypadku przewozów ponadnormatywnych konieczne jest sięgnięcie po odpowiednią kategorię zezwoleń. W Polsce wyróżnia się aż siedem kategorii – od I do VII – które różnią się skalą przekroczeń norm i zakresem uprawnień.

Następnie przygotowuje się szczegółową trasę przejazdu. Musi ona uwzględniać parametry infrastruktury: szerokość pasów ruchu, wysokość wiaduktów, nośność mostów czy ograniczenia prędkości. W przypadku transportu bardzo dużych ładunków często konieczne jest tymczasowe usunięcie znaków drogowych, zabezpieczenie skrzyżowań lub zorganizowanie objazdów. Wszystko to trzeba wskazać w dokumentacji do wniosku.

Kolejnym etapem jest złożenie wniosku o zezwolenie. W zależności od trasy robi się to w Generalnej Dyrekcji Dróg Krajowych i Autostrad (dla dróg krajowych) albo u zarządców dróg wojewódzkich, powiatowych czy gminnych. Wniosek powinien zawierać m.in.:

• dane przewoźnika,
• opis ładunku i jego parametrów,
• trasę przejazdu wraz z mapą,
• planowany termin i czas przewozu,
• propozycję zabezpieczenia transportu (pilotaż, eskortę policji itp.).

Po złożeniu wniosku urzędnicy analizują trasę i sprawdzają, czy przewóz nie zagrozi bezpieczeństwu ruchu ani infrastrukturze drogowej. Jeżeli trasa przebiega przez kilka województw, konieczne jest uzyskanie zgód w każdym z nich. Czas oczekiwania na decyzję zależy od skomplikowania przejazdu – czasem wystarczy kilka dni, ale w przypadku wyjątkowo trudnych transportów procedura może trwać kilka tygodni.

Kiedy zezwolenie zostanie wydane, przewoźnik ma obowiązek stosować się do wszystkich warunków określonych w decyzji. Mogą one obejmować np. zakaz poruszania się w godzinach szczytu, obowiązek korzystania z pojazdów pilotujących albo wymóg eskorty policyjnej.

Cały proces kończy się przygotowaniem pilotażu i logistyki przejazdu. Firmy specjalistyczne zajmują się koordynacją wszystkich elementów – od uzyskania dokumentów, przez kontakt z urzędami, aż po praktyczną realizację przewozu.

W praktyce uzyskanie zezwoleń na transport ciężki jest czasochłonne i wymaga znajomości procedur, dlatego większość inwestorów i klientów powierza to zadanie doświadczonym firmom transportowym. To pozwala uniknąć błędów formalnych, oszczędza czas i gwarantuje, że przejazd odbędzie się w pełni legalnie i bezpiecznie.